A) VÉRIFIER que les reçus officiels pour dons sont prêts à imprimer

Empêcher l'impression du reçu d'un donateur

Empêcher l'impression du reçu d'un donateur
.
Début 2018, lors de l’impression des reçus officiels 2017 pour don, lorsque vous afficherez à l’écran la liste des reçus à imprimer, notez les donateurs avec adresse incomplète et DÉCOCHER LA CASE « PRINT RECEIPT » de ces donateurs.

ÉTAPE #1 : NOTEZ LES DONATEURS AVEC ADRESSE INCOMPLÈTE
  • Main Menu
  • Report Menu
  • Receipts
  • View pour VISUALISER À L'ÉCRAN À QUOI EXACTEMENT RESSEMBLERONT LES REÇUS qui seront imprimés.


ATTENTION: Ne pas appuyer sur le bouton PRINT à partir de cet écran.
Il ne faut pas imprimer à partir de cet écran de visualisation qui affiche à quoi ressembleront vos reçus. 

  • FAITES DÉFILER LA LISTE DES REÇUS POUR TROUVER CEUX DONT LES ADRESSES SONT INCOMPLÈTES.

ÉTAPE #2 : DÉCOCHER LA CASE « PRINT RECEIPT » de ces donateurs avec adresse incomplète
  • Maintenance Menu
  • Identity Maintenance
    • Select Name (pour choisir le donateur sans adresse complète), et décocher la case « Print Receipt ».


Si un donateur vous fournit (en retard) son adresse postale complète après l’impression des reçus et/ou après la fermeture de l’année

Il y a toujours moyen d’imprimer le reçu dans Donation Accounting à partir du répertoire C:\EMSDA\2017 (créé automatiquement par le logiciel quand vous fermez l’année).
  • Utility Menu
  • Change Setup Working Directory
    • Cliquez 2 fois sur le répertoire 2017 pour accéder aux données 2017.
Une fois dans les données 2017:
  • Maintenance Menu
  • Identity Maintenance
    • Select Name (pour choisir le donateur avec l’adresse complète désormais connue);
    • Modifier l'adresse du donateur, et
    • Cocher la case « Print Receipt ».
Imprimez ensuite les reçus comme d’habitude.  Les donateurs qui auront été nouvellement cochés pour l'impression de leur reçu S’AJOUTERONT À LA LISTE DES REÇUS DÉJÀ IMPRIMÉS!  Facile.

NE PAS OUBLIER d'envoyer à la Fédération un nouveau backup de vos données APRÈS IMPRESSION DES REÇUS afin que nous ayons en main toujours la dernière version avec tous les reçus.

Quoi faire EN BREF?

1) Faire un rapprochement bancaire au 31 décembre.
2) Mettre à zéro les soldes négatifs (et parfois positifs aussi) de certains codes s'il y a lieu.
3) S'assurer que les reçus officiels de dons sont prêts à imprimer, et faire les corrections nécessaires.
4) Imprimer les reçus MAINTENANT ou PLUS TARD.
5) Fermer l'année (le mois de décembre).