6) FERMER L'ANNÉE dans Donation Accounting

Message d'erreur "Year-end archival backup failed--folder 201X already exists. Cannot close the month at this time."

Message d'erreur "Year-end archival backup failed--folder 201X already exists. Cannot close the month at this time."
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SOLUTION :
Renommer (ou effacer) le sous-répertoire 201X.


Le message d’erreur est très explicite : « folder 201X already exists ».  Donc, le répertoire c:\emsda\201X existe déjà alors que 201X n’est pas encore fermé.



La procédure de fin d’année dans Donation Accounting implique la création d’un répertoire de sauvegarde dont le nom (du répertoire) correspond à l'année 201X fermée : s’il existe déjà, ça cause ce message.
 
Comment est-ce possible (que le répertoire 201X existe déjà) alors que l'année n'est toujours pas fermée?  C’est parce que l'utilisateur a voulu fermer l’année à un moment donné SANS ALLER JUSQU’AU BOUT DU PROCESSUS.  Le répertoire a donc été créé alors que Donation Accounting est demeuré en 201X.

COMMENT renommer le sous-répertoire 201X déjà créé?
En utilisant le système d'exploitation Windows!  Avec Explorer, on recherche le répertoire EMSDA habituellement situé sur le lecteur (disque rigide) C.  Sous ce répertoire EMSDA, on recherche le répertoire 201X, puis soit on le renomme, soit on l'efface. 

NOTE: On peut vouloir le renommer (au lieu de l'effacer) afin de conserver temporairement ce répertoire 201X contenant une copie de sécurité récente, au cas où on en aurait besoin, jusqu'à ce que le processus de fin d'année soit parfaitement complété.  Ensuite, on l'efface.  Si on le laisse là, on doit pouvoir se souvenir que son contenu n'est pas officiel : ce qui est officiel est le vrai répertoire 201X créé à la fermeture de l'année, quand Donation Accounting passe vraiment dans l'année suivante 201Y.

Quoi faire EN BREF?

1) Faire un rapprochement bancaire au 31 décembre.
2) Mettre à zéro les soldes négatifs (et parfois positifs aussi) de certains codes s'il y a lieu.
3) S'assurer que les reçus officiels de dons sont prêts à imprimer, et faire les corrections nécessaires.
4) Imprimer les reçus MAINTENANT ou PLUS TARD.
5) Fermer l'année (le mois de décembre).