Procédures de fin d'année dans Donation Accounting

4) S'assurer que les SOLDES DE FERMETURE aux livres sont SIGNIFICATIFS

4) S'assurer que les SOLDES DE FERMETURE aux livres sont SIGNIFICATIFS
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Pourquoi? 
Parce que les soldes de fermeture d'une année deviennent les soldes d'ouverture de l'année suivante, et apparaîtront tout au long de l'année suivante comme soldes d'ouverture.
Les soldes d'ouverture, ayant donc un impact sur les soldes de fermetures courants de l'année, doivent être significatifs.

Principe de fonctionnement:
- notion de fonds restreints / non restreints
- notion de fonds alloués dans le cadre d'un budget ANNUEL (donc, restreints pour un an, sinon non restreints)

Main Menu / Entry Menu / Transfer
 
Quand tu mets à zéro les soldes de fermeture en fin d’année, tu transfères en réalité les montants vers un fonds général non restreint, comme par exemple la RÉSERVE. 
 
La procédure est la suivante :
- Entrer le code de la réserve tout en haut à gauche.
- Cliquer OK (tu acceptes ainsi donc le numéro de référence proposé pour ce transfert).
- Entrer ZÉRO comme montant du transfert dans le champ au milieu de l’écran, en haut.  En réalité, tu veux laisser l’ordinateur te donner à la toute fin le montant total à transférer, puis tu utilises ce montant pour remplacer le zéro initial.
- Entrer, pour chaque ligne du transfert, le code du compte ET le montant : LE SIGNE EST OPPOSÉ.  Donc, si le montant que l'on veut mettre à zéro est négatif dans le Financial Statement, on l’entre positif.  Et vice-versa.
- Après avoir entré chaque ligne, l’ordinateur propose sur la ligne suivante le montant total du transfert (voulant compenser le zéro entré initialement).  Modifier donc ce montant proposé si tu as d’autres lignes à entrer, mais …
- … quand tu as terminé, tu utilises ce montant proposé en l’entrant à la place du zéro initial EN INVERSANT LE SIGNE.
 
De toute façon, si ça ne balance pas, le logiciel ne permettra pas d’enregistrer ce transfert.
 
Si on se rend compte par la suite qu’il y a une erreur, il faut retourner à cette transaction de transfert (Main Menu / Entry Menu / Transfer Entry) en entrant le code de départ (RÉSERVE) et le numéro de référence du transfert (généralement le ou un numéro précédent à celui affiché à l’écran).  On peut aussi afficher le rapport des transferts pour trouver ce numéro de référence : Report Menu / Transfer.
 

Quoi faire EN BREF?

1) Faire un rapprochement bancaire au 31 décembre.
2) Mettre à zéro les soldes négatifs (et parfois positifs aussi) de certains codes s'il y a lieu.
3) S'assurer que les reçus officiels de dons sont prêts à imprimer, et faire les corrections nécessaires.
4) Imprimer les reçus MAINTENANT ou PLUS TARD.
5) Fermer l'année (le mois de décembre).