IMPRESSION des reçus officiels pour don

C) IMPRIMER les reçus dans Donation Accounting

C) IMPRIMER les reçus dans Donation Accounting
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Mis-à-jour 19 janvier 2018, 20h00
D'abord, toutes les étapes précédentes (à l'impression des reçus) doivent être suivies. ÉTAPE #1
Assurez-vous d'abord d'avoir en main suffisamment de reçus vierges.

Vous avez besoin de 150% du nombre de reçus que vous allez émettre.  Exemple: Vous savez que vous allez imprimer 140 reçus : ça vous prend donc 210 reçus vierges (140 * 150%).
ÉTAPE #2
Si un test d'impression de reçu officiel n'a pas encore été fait, faites-en un en imprimant un reçu BIDON qui sera détruit après impression.
  • PRINT MENU / RECEIPT
  • Inscrire le chiffre 1 dans le champ “Maximum number of receipts in a group” (en remplacement du 50)
  • Appuyer sur le bouton PRINT : vous allez obtenir 5 fenêtres de message :
    • Répondez YES au Message 1 de 5 (importance de faire un backup avant)
    • Répondez YES au Message 2 de 5 (tout entré?)
    • Répondez YES au Message 3 de 5 (infos OK?)
    • Répondez YES au Message 4 de 5 (comment faire un test)
    • Répondez YES au Message 5 de 5 (Imprimer)
  • Répondre NO à la question : “… reçus 1 à 1 sont-ils imprimés avec succès?”
  • Cliquez sur OK pour quitter la procédure d'impression de reçus officiels.
Ce qu'on recherche dans ce test d'impression d'un reçu officiel, c'est trois (3) reçus sur une même page dont l'alignement respecte
  • le logo de l'église pré-imprimé
  • les micro-perforations permettant de séparer la page en 3 reçus séparés.

ÉTAPE #3
Imprimez votre premier lot.
Si le test d'impression d'un reçu officiel a été concluant (à l'ÉTAPE #2 précédente), vous êtes désormais prêt à imprimer vos reçus officiels.
Suivez attentivement les directives de chacun des 5 messages afin de vous assurer que tout est bien en place parce que UNE FOIS LE PROCESSUS D'IMPRESSION COMMENCÉ, VOUS NE POUVEZ PLUS REVENIR EN ARRIÈRE.
  • Déterminer le nombre de reçu par lot. 
    • Connaissez-vous le nombre total de reçus officiels que vous allez imprimer?
      • Vous le savez par la procédure précédente VÉRIFIER que les reçus officiels pour dons sont prêts à imprimer
      • Exemple #1 : Vous savez que vous avez 310 reçus officiels à imprimer. 
        • Si vous concervez le nombre 50 proposé par défaut, vous aurez donc 7 lots à imprimer: 6 lots de 50, et un lot de 10.
        • Si vous modifier légèrement le nombre 50 par, disons, 52, vous aurez cette fois-ci 6 lots de 52 reçus à imprimer.
      • Exemple #2: Vous savez que vous avez 35 reçus à imprimer.
        • Si vous concervez le nombre 50 proposé par défaut, vous aurez donc 1 seul lot à imprimer de 35 reçus.  Si vous vous trompez lors de l'impression, vous devrez jeter tous ces 35 reçus et recommencer.
        • Si vous modifier le nombre 50 par 12, vous aurez cette fois-ci 3 lots de reçus : 2 lots de 12 reçus, et 1 lot de 11 reçus.  Si vous vous trompez, ça fait moins mal de détruire 12 reçus que d'en détruire 35, surtout si notre nombre de reçus vierges en main est limité.
    • 50 est le nombre proposé dans le champ “Maximum number of receipts in a group” : c'est un nombre raisonnable, mais vous pouvez le réduire à 30 ou même 15 ou moins encore
      • SI LA CAPACITÉ DE L'ALIMENTEUR DE PAPIER DE VOTRE IMPRIMANTE EST LIMITÉE (certaines imprimantes ne peuvent imprimer qu'une vingtaine de pages à la fois);
      • si vous avez moins de 50 reçus à imprimer.  Si vous vous trompez lors de l'impression, ça fait moins mal de détruire un petit lot de reçus que de détruire tous les reçus que vous devez imprimer (à cause d'une simple erreur), surtout si notre nombre de reçus vierges en main est limité.
  • Appuyer sur le bouton PRINT : vous allez obtenir 5 fenêtres de message :
    • Message 1 de 5 (importance de faire un backup avant) : L'AVEZ-VOUS FAIT? 
      • Si NON, répondez NO pour terminer le processus d'impression des reçus, et FAITES UN BACKUP (Utility Menu / Backup).  Ensuite, recommencer l'impression.
      • Si OUI, répondez YES (pour poursuivre l'impression des reçus)
    • Message 2 de 5 (tout entré?) : juste un rappel que vous ne pouvez plus entrer d'offrandes en décembre une fois l'impression des reçus d'impôts démarrée.
      • Si NON, répondez NO pour terminer le processus d'impression des reçus, et entrer les offrandes manquantes.  Ensuite recommencer l'impression.
      • Si OUI, répondez YES (pour poursuivre l'impression des reçus)
    • Message 3 de 5 (informations relatives à l'église émettrice des reçus sont conformes?) : normalement, on se pose cette question la toute première fois qu'on imprime les reçus.  Puis, les années suivantes, les choses n'ayant pas changé, ces informations devraient être exactes.  VÉRIFIER QUAND MÊME : est-ce que les information de l'église sont exactes?
      • Si NON, répondez NO pour terminer le processus d'impression des reçus, et apporter les corrections (Utility Menu / Configuration / ...).  Ensuite recommencer l'impression.
      • Si OUI, répondez YES (pour poursuivre l'impression des reçus)
    • Message 4 de 5 (comment faire un test d'impression pour vérifier l'alignement) : Avez-vous fait ce test d'impression?  C'est fondamental : vous ne voulez pas imprimer des lots de reçus qui ne sont pas alignés pour ensuite devoir les jeter :-( La procédure à suivre (pour faire un test d'impression de reçu officiel) est expliqué à l'ÉTAPE #2 précédente
      • Si NON, répondez NO pour terminer le processus d'impression des reçus, et faites un test d'impression (ÉTAPE #2 précédente).  Ensuite recommencer l'impression.
      • Si OUI, répondez YES (pour poursuivre l'impression des reçus)
    • Répondez YES au Message 5 de 5 (Imprimer)
      • C'EST PARTI : Donation Accounting imprime votre premier lot de reçus officiels, la quantité dépendant du nombre choisi au début de l'étape (généralement 50, mais peut être moins selon vos besoins / désirs).
ÉTAPE #4
Vérifier que ce premier lot a bien été imprimé avec succès, et poursuivre avec les lots suivants s'il y a lieu.
  • À la question : “… reçus 1 à XX sont-ils imprimés avec succès?”, NE RÉPONDEZ PAS.  ATTENDEZ QUE TOUS VOS REÇUS SOIENT IMPRIMÉS avant de répondre à la question.
    • Vérifier vos reçus officiels imprimés.  Vous avez deux (2) listes de reçus :
      • Le premier groupe de reçus imprimés représente les reçus officiels à remettre aux donateurs : le même reçu avec le même numéro de série unique, 3 fois sur une même page, plusieurs pages de suite. 
      • Le deuxième groupe de reçus imprimés représente votre copie des reçus officiels à bien conserver dans vos dossiers : 3 reçus différents sur une même page (puisque vous n'avez besoin que d'une copie).
    • SI CE LOT DE REÇUS OFFICIELS N'EST PAS BIEN IMPRIMÉ (papier bloqué, encre manquante pendant l'impression, etc.), il faut RÉPONDRE NO.
      • Parfois, votre imprimante peut bloquer et ne pas imprimer correctement tout le lot :-(
      • En répondant NO, vous vous retrouvez au point de départ comme si ce lot n'avait jamais été imprimé.  Corrigez ce qui a causé la mauvaise impression (papier, encre, etc.), et recommencez l'impression.
      • VOUS DEVEZ DÉTRUIRE LES REÇUS OFFICIELS partiellement imprimés. 
    • SI CE LOT DE REÇUS OFFICIELS EST BIEN IMPRIMÉ , assurez-vous d'avoir suffisamment de reçus vierges, et RÉPONDEZ YES.
      • En répondant YES, le prochain lot s'imprime immédiatement. 
      • Le lot précédent ne peut plus être imprimé de nouveau (à moins de restaurer un backup)
      • La logique se poursuit avec la même question : “… reçus XX à YY sont-ils imprimés avec succès?”, NE RÉPONDEZ PAS.  ATTENDEZ QUE TOUS VOS REÇUS SOIENT IMPRIMÉS avant de répondre à la question. 
    • Retournez au début de la présente ÉTAPE #4 pour poursuivre l'impression jusqu'à ce que tous vos reçus soient imprimés.

ÉTAPE #5
Remettre les reçus aux donateurs : une occasion pour …

AUTRES ÉLÉMENTS D'INFORMATION (plus de détails à venir)
  • Imprimer reçu de remplacement (copie brochée à l’original)
  • Gardien des copies signées pour l’église

Quoi faire EN BREF?

1) Faire un rapprochement bancaire au 31 décembre.
2) Mettre à zéro les soldes négatifs (et parfois positifs aussi) de certains codes s'il y a lieu.
3) S'assurer que les reçus officiels de dons sont prêts à imprimer, et faire les corrections nécessaires.
4) Imprimer les reçus MAINTENANT ou PLUS TARD.
5) Fermer l'année (le mois de décembre).