LOGICIEL Donation Accounting

Procédure de fin de mois incluant la remise à la Fédération

Procédure de fin de mois incluant la remise à la Fédération
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Voici les étapes normales à suivre avant de fermer le mois :
  1. Est-ce que mes dépôts aux livres balancent avec ceux à la banque?
    • Main Menu / Report Menu / Remittance Report / View pour afficher à l'écran.
    • Comparer chacun des dépôts aux livres (en bas, à gauche) avec les dépôts à la banque.  REMARQUE: Cela devrait déjà être fait CHAQUE SEMAINE.
  2. Dans l'ensemble, est-ce que les chiffres ont "du bon sens" ?
    • Main Menu / Report Menu / Financial Statement - Specified Month Activity / View pour afficher les résultats du mois courant.
    • Y a-t-il des erreurs qui sautent aux yeux?
      • Ex.: Montant d'un chèque : 100000$ au lieu de 1000,00$ ?!
      • Ex.: Déboursé (Paid Out) au mauvais code : Secrétariat au lieu de Frais bancaires?
  3. Entrer le chèque mensuel à la Fédération (et mettre ainsi à zéro les soldes payables à la Fédération)
    • Main Menu / Utility Menu / Create Remittance Cheque Entry.
    • Vérifier le numéro de chèque proposé, sinon le modifier.
    • Cliquer sur OK, et le système génère automatiquement le montant à payer.
    • Pour visualiser le chèque et son montant : Report Menu / Cheque Report / View pour afficher le montant du chèque qui devrait habituellement correspondre au montant sur le Remittance Report.
    • FAIRE LE CHÈQUE AU NOM DE LA FÉDÉRATION DU QUÉBEC, ET LE RETOURNER AVANT LE 10 DU MOIS SUIVANT, AVEC LA COPIE DES RAPPORTS DE FIN DE MOIS.
  4. Faire le rapprochement bancaire de fin de mois.
  5. Imprimer ler rapports de fin de mois
  6. Faire le backup
    • Main Menu / Utility Menu / Backup
    • On veut faire ça sur un support externe (normalement une clé USB), au cas où l'ordinateur brise.
    • Idéalement, on ne laisse pas sa seule clé USB avec l'ordinateur: en cas de vol, on perd tout :-(
  7. Faire Close Month
    • Main Menu / Close Month (tout en haut de la fenêtre, au milieu)
    • Si tous les rapports ont été imprimés et si le backup a été fait, le logiciel offre la possibilité de fermer le mois
    • Il faut choisir le bouton radio YES
Le logiciel est désormais dans le mois suivant, et il n'y a plus moyen de retourner en arrière, à moins de restaurer le backup.