LOGICIEL Donation Accounting

Introduction au logiciel Donation Accounting

Introduction au logiciel Donation Accounting
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Donation Accounting Version 3.26 au 10 décembre 2015.

Quelques définitions:
  • Activity Codes: correspond au comptes de Grand-Livre; postes budgétaires; fonds d'un département
  • Identity : correspond soit au donateur, soit au fournisseur
Ses grands principes de fonctionnement
  • PAR MOIS
    • Tant que le mois n'est pas fermé, on peut TOUT modifier
    • Quand le mois est fermé, si on veut modifier, il faut entrer une correction
  • RAPPORTS
    • Ne cherchez pas, par exemple, à imprimer vos chèques à partir de là où vous les entrez; ou
    • Ne cherchez pas, par exemple, à imprimer votre liste de comptes (Activity Codes) à partir de là où vous les modifiez/créez; ou
    • Ne cherchez pas, par exemple, à imprimer vos enveloppes de don à partir de là où vous les comptabilisez
    • Pour imprimer quoi que ce soit, il faut TOUJOURS aller dans le REPORT MENU
  • QUAND VOUS VOULEZ AJOUTER UN CODE / DONATEUR, CLIQUEZ SUR "ADD"
    • ÇA peut ne pas sembler évident, mais il faut D'ABORD CLIQUER SUR LE BOUTON "ADD"
      • Ensuite, les champs à compléter apparaissent
      • Appuyer sur le bouton OK à la fin pour sauvegarder
  • FICHIER MAÎTRE UNIQUE DES DONATEURS ET FOURNISSEURS
    • Il faut simplement cocher la case donateur et/ou fournisseur (Vendor) pour activer leurs fonctionnalités
    • Donc pas besoin de créer l'individu 2 fois (une fois donateur; une fois fournisseur)
  • COMPTES DE GRAND-LIVRE (Activity Codes) RÉSERVÉS POUR LA FÉDÉRATION
    • Fédération: généralement entre 500 et 699
    • Local: généralement de 700 à 899
    • Comptes de banque (actifs): 900 et plus
  • IMPORTANCE DE LA DATE QUAND ON ENTRE LES ENVELOPPES DE DON
    • Impact sur le total de chaque dépôt dans le Remittance Report, au bas, à gauche
  • NUMÉRO DE CHÈQUE UNIQUE PAR COMPTE BANCAIRE
  • EXTRACTION AUTOMATIQUE DE LA TPS/TVQ À RÉCLAMER
  • POSSIBILITÉ D'IMPRIMER CHAQUE MOIS UN REÇU D'IMPÔT POUR LES MOIS PRÉCÉDENTS
    • Sauf en Décembre
  • BACKUP MENSUEL INCLUT TOUJOURS LES DONNÉES DES MOIS PRÉCÉDENTS
    • Autrement dit, le backup valide d'un mois rend désuet le backup du mois précédent (puisqu'inclus dans le backup du mois suivant)
  • ROUTINE PERMETTANT D'IMPRIMER 3 COPIES DE TOUS LES RAPPORTS MENSUELS NÉCESSAIRES
    • Une copie pour le pasteur
    • Une copie pour la Fédération, avec votre remise mensuelle
    • Une copie pour vos livres comptables
  • POSSIBILITÉ DE DISTRIBUER AUTOMATIQUEMENT LES ENTRÉES D'ARGENT
    • Par pourcentage
    • Par montant fixe d'abord; ensuite par pourcentage pour le reste
  • POSSIBILITÉ D'ENTRER VOTRE BUDGET PAR MOIS
  • POSSIBILITÉ DE FAIRE LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE À MÊME LE LOGICIEL