LOGICIEL Donation Accounting

Extraction automatique de la TPS et TVQ des factures

Extraction automatique de la TPS et TVQ des factures
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Pour extraire automatiquement la TPS et la TVQ dans Donation Accounting, il faut

1) D'ABORD configurer le logiciel
  • Inscrire sur la ligne Receivable Fund (Comptes Recevables) au bas à droite de la fenêtre "Utility Menu / Configuration"
    • les codes d'activité correspondant à vos TPS et TVQ à recevoir (si vous n'en n'avez pas encore créés, nous vous suggérons le code 898 pour la TPS et le code 899 pour la TVQ) ainsi que
    • les taux appropriés de 0.05 pour la TPS (GST) et de 0.095 pour la TVQ (PST). NOTE: Le logiciel calcule toujours de l'ancienne façon, i.e. TPS calculé sur la TVQ, s'où ce taux de 9.5% au lieu de 9.975%.
  • Inscrire le code QC dans le champ State (pour province de QuébeC) situé dans l'adresse de l'église en haut de l'écran.
2) Ensuite, TRÈS IMPORTANT quand vous entrez un chèque dans la fenêtre "Entry Menu / Check Entry" : cocher les cases "Include GST" (inclut la TPS) et "Includes PST" (inclut la TVQ) AVANT d'entrer le montant total de la facture dans le champ Total. 
  • Si vous avez entré par mégarde le montant dans le champ Total avant de cocher les cases, appuyez sur CANCEL et recommencez le tout.
  • C'est SEULEMENT après avoir entré le numéro de chèque dans la case Check No. et avoir cliqué sur OK que vous verrez alors apparaître les cases à cocher "Includes GST" (Inclut la TPS) et "Includes PST" (Inclut la TVQ) dans le haut de la fenêtre, à gauche, juste en-dessous du champ Select Vendor Name.
Si la case "Includes GST" (Inclut la TPS) est la seule que vous avez coché, alors le logiciel présuppose que le montant que vous avez entré dans le champ Total correspond à la somme de la TPS plus le montant de votre facture avant taxes. La TPS est alors calculée et 50% de ce montant est automatiquement imputé au compte de TPS à recevoir (tel que configuré dans la fenêtre "Utility Menu / Configuration").  La différence entre ce montant et le total est inscrite également de façon automatique sur la seconde ligne.  Il ne vous suffit désormais que d'entrer le bon code d'activité à imputer pour cette différence, ou d'entrer si nécessaire plus d'un code d'activité en partageant cette différence dans les lignes libres en dessous.  

Si les 2 cases "Includes GST" (Inclut la TPS) et "Includes PST" (Inclut la TVQ) sont cochées, alors le logiciel présuppose que le montant que vous avez entré dans le champ Total correspond à la somme de la TPS plus la TVQ plus le montant de votre facture avant taxes. La TPS et la TVQ sont alors calculées, la TPS sur le montant avant taxes et la TVQ sur le montant avant taxes additionné de la TPS, et 50% de chacun de ces 2 montants sont automatiquement imputés aux comptes de TPS et de la TVQ à recevoir (tel que configuré dans la fenêtre "Utility Menu / Configuration").  Ces 2 montants de 50% sont alors soustraits du montant de la facture totale, et le résultat est inscrit également de façon automatique sur la prochaine ligne.  Il ne vous suffit désormais que d'entrer le bon code d'activité à imputer pour cette différence, ou d'entrer si nécessaire plus d'un code d'activité en partageant cette différence dans les lignes libres en dessous.

NOTE TRÈS IMPORTANTE :
TOUJOURS VÉRIFIER QUE LE CALCUL PROPOSÉ PAR LE LOGICIEL CORRESPOND À 50% DES MONTANTS DE TAXES APPARAISSANT SUR LA PIÈCE JUSTIFICATIVE.
Il peut arriver que ce calcul automatique par le logiciel de 50% de la TPS et/ou 50% de la TVQ ne correspond pas exactement avec les montants de 50% des taxes qui apparaissent sur votre facture.  Ceci est causé, par exemple, parce que certains items (comme la nourriture) ne sont pas taxables du tout, ou ne sont taxables que de la TPS (comme les livres), alors que le logiciel, lui, calcule comme si TOUT EST TAXABLE sur la facture.  Il vous suffit alors tout simplement de modifier à la main les montants qui ont été calculés automatiquement, en vous assurant que
- chacun des montants de TPS et de TVQ correspond à la moitié des montants de TPS et de TVQ qui apparaissent sur la facture;
- la somme correspond bien au total de la facture, soit le montant apparaissant dans le champ Total en haut de l'écran.